個人情報保護方針

個人情報保護方針

ユー・アイ・ソリューションズ株式会社(以下「当社」という)は、システム開発事業、システム構築及びシステム運用事業を⾏っており、お客様、お取引先関係者の個人情報及び特定個人情報などを受託業務の報告、商品の納品、新たなサービスのご紹介等に利用しています。また、従業者の情報及び特定個人情報などを従業者管理に利用します。これらから当社にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると同時に、個人情報などの保護を徹底することは企業の社会的責務との認識としております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた⾏動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。

当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。

当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止する規程、事体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。

個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

制定日  :2015年5月14日
最終改定日:2023年6月1日
ユー・アイ・ソリューションズ株式会社
代表取締役 佐々木 祐仁


【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒103-0023 東京都中央区日本橋本町4丁目15番9号 曽田ビル6階
ユー・アイ・ソリューションズ株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス:privacy-mark@ui-solutions.com

【個人情報の利⽤目的の公表】

ユー・アイ・ソリューションズ株式会社(以下、「当社」という。)は、個人情報を次の利⽤目的の範囲内で利⽤することを、
個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第21 条第1項及びJISQ15001:2017 附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

個人情報の利⽤目的

 (1) お客様の個人情報
  ・お客様の個人情報は、システム開発業務、システム構築及びシステム運⽤業務における、進捗確認報告、受託商品の納品、関連するアフターサービス、
  新商品や新たなサービスのご案内などを顧客にご案内・ご紹介するために利⽤します。
  ・当社が受託するシステム開発業務、システム構築及びシステム運⽤業務において、受託業務を遂⾏するために利⽤します
 (2) お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
  ・ 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利⽤します。
  ・ ご要望いただいた資料の送付などに利⽤します。
 (3) 当社の株主様の個人情報
  ・ 当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務に利⽤します。
 (4) 採⽤応募者の個人情報
  ・ 採⽤選考及びそれに伴う連絡などに利⽤します
 (5) 当社の従業者情報及び協⼒会社の要員情報
  ・ 人事労務管理、業務管理、福利厚⽣、健康管理、セキュリティ管理などに利⽤します。
  ・ 協⼒会社の要員情報は、当社におけるスキルの確認、委託元への技術者情報のご提供のために利⽤します。
 (6) ご提供いただいた個人番号情報
  ・ 法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利⽤します。

【保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について】

当社では、保有個人データの開⽰等(利⽤目的の通知、開⽰、内容の訂正、追加又は削除、利⽤の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求 及び第三者提供記録の開⽰に関する請求について、以下の事項を周知致します。

1.当社の名称及び住所、代表者の氏名
 名称︓ユー・アイ・ソリューションズ株式会社
 住所︓〒103-0023 東京都中央区日本橋本町4 丁目15 番9号 曽田ビル6階
 代表者︓佐々木 祐仁

2.個人情報保護管理者
 役職名︓管理本部 コンプライアンス室 室⻑
 連絡先︓メールアドレス privacy-mark@ui-solutions.com

3.保有個人データの利⽤目的
 (1) 当社が直接取得したお客様の個人情報
  お客様の個人情報は、システム開発業務、システム構築及びシステム運⽤業務における、進捗確認報告、受託商品の納品、関連するアフターサービス、
  新商品や新たなサービスのご案内などを顧客にご案内・ご紹介するために利⽤します。

 (2) お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
  ・ 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利⽤します。
  ・ ご要望いただいた資料の送付などに利⽤します。

 (3) 当社の株主様の個人情報
  ・ 当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務に利⽤します。

 (4) 当社が直接取得した採⽤応募者の個人情報
  ・ 採⽤選考及びそれに伴う連絡などに利⽤します。

 (5) 当社の従業者情報
  ・人事労務管理、業務管理、福利厚⽣、健康管理、セキュリティ管理などに利⽤します。

 (6) 当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報
  ・ 法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利⽤します。

4.保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
 保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。


  〒103‐0023 東京都中央区日本橋本町 4-15-9 曽田ビル6F
  ユー・アイ・ソリューションズ株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
  メールアドレス︓privacy-mark@ui-solutions.com

5.当社の加入する認定個人情報保護団体について
 当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先

 【認定個人情報保護団体の名称】
  一般財団法人日本情報経済社会推進協会

 【苦情の解決の申出先】
  認定個人情報保護団体事務局
  〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9 番9 号 六本木ファーストビル内
  電話番号 03-5860-7565 / 0120-700-779
  (当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません)

6.開示等の手続きについて
 開⽰等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
 請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

7.保有個人データの安全管理のために講じた措置
 当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
 (1) 組織的安全管理措置
  ・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるように
   ウェブページで公開しています。
  ・ 取得、利⽤、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、
   規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
  ・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な⽴場からの
   内部監査を定期的に実施しています。
  ・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

 (2) 人的安全管理措置
  ・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
  ・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

 (3) 物理的安全管理措置、技術的安全措置
  ・ 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
  ・ 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を⾏っております。
  ・ 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を⾏っているサーバに保管しています。
  ・ サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
   また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を⾏っています。
  ・ 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
   -媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利⽤するか、直接手渡しするようにしています。
   -電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を⾏っています。

 (4) 外的環境の把握
  ・ 個人情報の取扱いを委託している日本国内の事業者における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人情報の取扱いに関する契約の締結や、
   約款、利⽤規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。

【開示等に関する手続き】

保有個人データについては、利⽤目的の通知、開⽰、内容の訂正、追加又は削除、利⽤の停止、消去および第三者への提供の停止(開⽰等)のご請求及び第三者提供記録の開⽰に関するご請求について、
以下の事項を周知致します。
当社では、次の手順で個人情報の開⽰等の求めに対応いたします。

1.開示等の求めの受付
 (1) 下記の宛先までご連絡ください。
 当社より「所定の⽤紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。

  〒103‐0023 東京都中央区日本橋本町 4-15-9 曽田ビル6F
  ユー・アイ・ソリューションズ株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
  メールアドレス︓privacy-mark@ui-solutions.com

 (2) 開⽰等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
  ア) 開⽰等の請求者する者が本人であることの確認は、 以下に定める本人を確認する書類により、 苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
  イ) 開⽰等の請求者する者が代理人であることの確認は、 開⽰等の請求をする本人を確認する書類に加え、 任意代理人、法定代理人(未成年後⾒人、 成年後⾒人、親権者)別に、
   以下に定める開⽰対象者と 代理人関係を証明する書類及び 代理人本人を確認する書類により、 苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
  ウ) 本人及び代理人本人を確認する書類は、 以下に例⽰の写真付きの 公的機関発⾏の証明書の写しが必要です。
   a) 運転免許証
   b) マイナンバーカード(表面)
   c) その他本人確認ができる写真入りの公的証明書
  エ) 開⽰対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
   a) 任意代理人の場合︓「開⽰等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
   b) 未成年後⾒人の場合︓⼾籍謄本または登記事項証明書(何れも発⾏日から6ケ月以内)
   c) 成年後⾒人の場合︓登記事項証明書(発⾏日から6ケ月以内)
   d) 親権者の場合︓⼾籍謄本又は住⺠票(何れも発⾏日から6ケ月以内)

2.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
 利⽤目的の通知又は開⽰の請求の場合にのみ、 1回の請求につき、手数料 (郵送で回答させていただく場合の郵送料を含む) を申し受けます。
 手数料は、「個人情報開⽰等請求書」に 苦同封する振込⽤紙をご使⽤ください。

  ・手数料⾦額︓1,200 円

3.検討結果連絡
 当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
  ・書面の郵送又は手渡し
 書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し⾏います。
  ・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
  ・登録されている本人又は法定代理人のEメールアドレスに回答文面をメール

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